Se préparer pour la
planification du travail
Comment ...
Commencer le processus de planification du travail
Comment ...
Commencer le processus de planification du travail
Elaborer et
utiliser des plans de travail
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Qu'est-ce qu'un plan de travail?
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La
planification
du travail est l'une des tâches les
plus intéressantes et les plus exaltantes du processus d'élaboration et de
mise en oeuvre d'un programme. Un plan de travail est un document, conçu par
le manager et son personnel qui dresse une liste de toutes les activités
planifiées, des dates de leur démarrage et de leur fin, des ressources
nécessaires et des personnes responsables de leur exécution. Ce document est
un outil précieux pour une exécution efficace et efficiente d'un programme et
devrait être utilisé régulièrement et de façon appropriée comme outil de suivi à
tous les niveaux.
Le chapitre précédent est
axé sur une planification à long terme (on l'appelle aussi planification
stratégique) qui porte sur une période d'environ cinq ans. Les plans de
travail (connus aussi sous le nom de plans opérationnels) sont différents des
plans à long terme car ils sont axés sur des activités spécifiques qu'il
faudra mettre en oeuvre sur une période bien plus courte (allant d'une
semaine à un an). Les plans de travail font, parfois l'objet de révision
reflétant les changements intervenus durant l'exécution des activités
planifiées. Une période plus courte et une plus grande focalisation sur les
activités: voilà deux des plus grandes différences entre les plans à long
terme et les plans de travail.
Si votre programme ou structure
ne pratique pas formellement une planification stratégique, ou si vous n'avez
pas déjà fixé les buts, stratégies et objectifs globaux du programme, il est
essentiel que vous le fassiez avant de procéder à l'élaboration de plans de
travail. Une telle planification stratégique devrait indiquer là où vous
souhaitez arriver dans l'avenir et déterminer les méthodes que vous
utiliserez pour y arriver. Certaines organisations ou programmes fixent aussi
leurs objectifs pendant le processus de planification à long terme; d'autres
les fixent pendant le processus de planification du travail. Quel que soit le
cas, les objectifs globaux doivent être précisés avant l'élaboration du plan
de travail.
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La planification du travail commence par les objectifs du programme
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Que les objectifs de votre
programme aient été fixés au cours de votre planification stratégique, ou à
long terme, ou bien à tout autre moment, ceux-ci constituent le point de
départ de votre processus de planification du travail. Les personnes impliquées
dans ce processus de planification du travail détermineront les activités à
entreprendre afin d'atteindre les objectifs. Idéalement, une structure ou un
programme devrait élaborer non seulement un plan global de travail annuel,
mais aussi des plans spécifiques à chaque point de prestation de services ou
même des plans de travail spécifiques à chaque employé pouvant être révisés
tous les mois ou toutes les semaines.
Pour tirer le maximum de
profit des plans de travail et du processus de planification du travail, vous
devez comprendre:
·
les étapes du processus de planification et
qui doit y prendre part;
·
comment élaborer un plan de travail
annuel;
·
comment un plan de travail peut servir comme
un important trait d'union entre la planification du programme et
l'évaluation;
·
les techniques qui peuvent être utilisées
pour concevoir un plan de travail différent pour chaque point de prestation
de services ou pour chaque membre du personnel;
·
les avantages de la planification du travail
aussi bien que la nécessité de rendre le processus flexible pour s'adapter
aux changements survenant au cours du programme.
Se préparer
pour la planification du travail
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La planification du travail se fait à tous les niveaux
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La planification du
travail est un processus qui se réalise à plusieurs niveaux d'un programme ou
d'une organisation. La rédaction d'un plan de travail permet au manager et au
personnel impliqué de planifier les activités spécifiques, déterminer les
ressources nécessaires à l'exécution de ces activités, et préparer un budget
pour chaque activité. Pendant le processus de planification, le manager
identifiera les activités spécifiques à entreprendre à différents niveaux
fonctionnels (la région, la clinique, la communauté, le village) pendant une
période spécifique, telle que l'année, le trimestre, le mois ou la semaine à
venir. Le plan de travail qui en résulte définira les objectifs et les
activités correspondantes qui seront menées, la suite chronologique de ces
activités; il précisera également celui/celle qui sera chargé(e) de faire le
travail, ainsi que les ressources nécessaires. Ces activités, une fois
réalisées permettront au programme d'atteindre ses objectifs. Le budget prévu
pour couvrir le coût de ces activités devra être comparé aux fonds
disponibles et le plan de travail devra être modifié si les activités sont
trop coûteuses.
Les plans de travail
peuvent être utilisés pour planifier les activités annuelles de toute une
structure ou d'un projet spécial auquel est affecté un manager, pour la
programmation d'un ensemble d'activités qu'il faut exécuter pendant une
période spécifique, et même pour organiser les activités hebdomadaires
propres à un manager.
Le plan de travail annuel
devra comprendre et justifier les budgets de fonctionnement annuels tandis
que les plans de travail à court terme servent essentiellement à programmer
les activités dans le temps mais ne comportent pas des budgets
indépendants. Ainsi une structure peut et doit avoir de nombreux plans de
travail indépendants qui s'insèrent dans un plan institutionnel global.
Que vous élaboriez un plan
annuel de travail, un plan destiné à un point particulier de distribution à
base communautaire ou à une clinique, ou que vous élaboriez un plan de
travail destiné à un membre du personnel, le processus demeure le même. Vous
aurez besoin de réfléchir sur tous les détails des activités qu'il faut mener
à bien afin d'atteindre les objectifs de votre programme. Pour ce faire, il
faut répondre aux questions suivantes:
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Les questions auxquelles répond le plan de travail
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Quelles activités seront
entreprises pour atteindre les objectifs du programme?
Qui va exécuter ces
activités?
Quand faudra-t-il mener
ces activités?
Quelles ressources seront
requises?
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L'analyse et la discussion des activités
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Le personnel à tous les
niveaux d'une structure ou d'un programme devrait avoir des plans de travail.
Cependant, le processus de planification du travail (comment le travail est
planifié et qui est impliqué dans ce processus de planification) est tout
aussi important que le plan définitif. Le plan de travail donne à ceux qui
feront le travail l'occasion de participer au processus de planification et à
chacun l'occasion de poser des questions. Ces questions peuvent avoir trait
aux priorités des programmes, à la répartition des heures de travail du
personnel, au caractère pertinent des cibles
individuelles et du programme, aux questions internes de coordination (telles
que le fait qu'un véhicule soit disponible lorsqu'on en a besoin, ou
planifier des visites de supervision de sorte qu'elles se fassent en même
temps que le réapprovisionnement en contraceptifs et les possibilités de
coordination avec les autres structures).
De telles analyses et
discussions sont essentielles pour la réussite d'une planification du travail
parce qu'elles permettent au personnel chargé du programme de comprendre
pourquoi les activités sont nécessaires et de connaître la meilleure façon de
les mener à bien. Après cela, le personnel sera en mesure d'élaborer des
plans de travail plus concis, plus logiques et plus rationnels. Trop souvent
les plans de travail sont transmis à partir du sommet ou sont élaborés à la
hâte et ne sont pas fondés sur une analyse attentive des informations
disponibles. A cause de cela, ils peuvent s'avérer irréalistes ou inutiles et
pourront être rapidement rangés sur un rayon ou enfouis au fond d'un tiroir.
Le résultat de ce
processus est un plan des activités et des tâches ainsi qu'un calendrier
d'exécution élaborés par, et ayant tous l'assentiment de ceux qui vont
entreprendre le travail. Le résultat collectif de la planification du travail
pour tous les niveaux du programme ou de la structure est un ensemble de
plans de travail qui définissent de façon claire, ce que fera le personnel
afin de réaliser l'ensemble des objectifs du programme.
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Les plans de travail s'ajustent aux circonstances qui changent
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La
planification du travail en elle-même, est une activité sans fin parce que
les plans sont affectés par des retards inévitables et par le changement des
circonstances à l'intérieur comme à l'extérieur du programme ou de la
structure. Par conséquent, les managers efficaces considèrent les plans
plutôt comme des outils et non comme des documents définitifs et ils
acceptent volontiers d'ajuster leurs plans de travail chaque fois que cela
est nécessaire. Pour qu'ils restent pertinents les plans de travail ont
besoin d'être révisés régulièrement.
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On peut utiliser les plans de travail pour suivre les progrès
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Les bons plans de travail
sont flexibles, tout comme le processus de leur élaboration. Ils doivent
s'adapter aux divers facteurs à l'intérieur et à l'extérieur du programme qui
influent sur la réussite des activités entreprises. Les plans de travail vous
permettent de comparer ce que vous avez projeté de faire et ce que vous avez
fait réellement, d'examiner les raisons qui expliquent cette différence, de
voir si l'activité a produit ou pas le résultat escompté, et en conséquence,
de prendre les décisions relatives aux changements nécessaires dans le plan
de travail. De la même façon, vous et votre personnel devez vous servir des
plans de travail pour suivre vos progrès mensuels. Les administrateurs et le
personnel qui ont une approche de la planification qui encourage les
questions et l'analyse, et qui reconnaissent que les plans de travail seront
constamment révisés, seront récompensés lorsque les plans seront mis en
exécution.
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Comment des
plans de travail de différents niveaux s'intègrent les uns aux autres
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Les plans de travail devraient être conciliables
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Les
plans de travail de différents niveaux devraient être conciliables du fait
qu'ils sont élaborés sur la base d'objectifs de programmes précis. Du fait
que chaque responsable a une approche personnelle des plans de travail, les
modèles de plans de travail, la façon dont ils sont élaborés et utilisés
varieront. Les plans de travail sont des outils de gestion. Ils devraient
servir de cadre au personnel sans restreindre sa flexibilité ni sa créativité.
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Les plans de travail exigent un travail d'équipe
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Pour
identifier le personnel qui devrait être impliqué dans l'élaboration des
plans de travail, posez-vous la question de savoir qui va mener ces
activités. En général, c'est une bonne pratique de faire participer le
personnel à la planification et à la programmation des activités qui feront
partie de son travail. Le personnel qui a contribué à la rédaction d'un plan
de travail sera vraisemblablement plus engagé à l'appliquer que le personnel
qui ne fait que recevoir des plans de travail élaborés par ses superviseurs.
Ayant participé à son élaboration, ils s'approprieront plus facilement le
plan définitif et par conséquent se montreront plus responsables et plus
enthousiastes au travail.
La planification du
travail présente beaucoup d'avantages dont:
·
le renforcement d'une atmosphère de travail
d'équipe et de coopération;
· faire
connaître au personnel la gamme des activités réalisées par les autres;
·
motiver le personnel à travailler pour
atteindre des objectifs assez ambitieux mais réalisables;
·
donner au personnel un sentiment de réussite
quand il aura atteint ses objectifs et ses cibles;
·
créer un modèle qui est assez flexible pour
intégrer et répondre aux changements imprévus.
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La planification du travail profite à tout le monde à tous les
niveaux d'un programme ou d'une organisation
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La planification du
travail exige un examen réfléchi et minutieux des activités et profite à
toutes les personnes à tous les niveaux du programme ou de l'institution. Par
la planification, votre programme ou structure renforcera sérieusement sa
capacité de calculer, de répartir et de classer par priorité les ressources
du projet et d'atteindre ses objectifs. La planification du travail peut vous
aider à savoir si oui ou non les objectifs et le calendrier de leur
réalisation sont réalistes, en analysant exactement comment et quand toutes
les tâches nécessaires seront accomplies. Ce processus aide le personnel à
organiser son travail et à utiliser son temps de façon judicieuse.
Les managers devraient prévoir
le temps nécessaire pour élaborer avec leur personnel les plans de travail
afin de s'assurer que toutes les tâches nécessaires y soient incluses et que
des tâches importantes ne soient pas négligées. Les managers devraient aussi
être préparés à réviser les plans de travail s'il s'avère que le travail a
été mal réparti ou lorsque les facteurs internes ou externes relatifs au
programme ou à l'institution subissent des modifications.
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Suivi d'un programme à l'aide des plans de travail
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Les
plans de travail sont étroitement liés aux autres aspects de l'exécution d'un
programme, tels que le suivi et l'évaluation. Utiliser le plan de travail
pour suivre et évaluer les activités permet d'éviter d'exécuter des activités
qui n'ont pas de rapport avec les objectifs du programme. En déterminant les
activités les plus importantes du plan de travail, le responsable du projet
se fait une idée de celles qui méritent le plus d'être suivies. Le plan de
travail précise à quel moment et à quel endroit doit avoir lieu le suivi,
aidant ainsi le responsable du projet à vérifier périodiquement les progrès
réalisés. Des visites de suivi peuvent également révéler des changements
intervenus au niveau des ressources disponibles ou des objectifs, ce qui rend
nécessaire une révision du plan de travail. Après chaque visite de suivi,
vous devez, en tant que responsable, discuter avec votre personnel de la
nécessité ou pas de modifier le plan de travail. A cette occasion, vérifiez
si:
·
les activités sont toujours appropriées;
·
on a programmé le personnel appelé à conduire
les activités pendant la prochaine période;
·
les dates prévues pour la fin du projet sont
encore réalistes;
·
les ressources nécessaires sont ou seront
disponibles.
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Evaluation
d'un programme à l'aide des plans de travail
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L'évaluation d'un
programme est d'habitude effectuée chaque année ou tous les deux ans à la fin
de l'année d'exercice. L'évaluation a pour but de déterminer si le programme
a atteint les résultats escomptés et si les activités spécifiques du
programme ont contribué à cette réalisation. L'évaluation doit également
déterminer si les ressources ont été utilisées de la manière la plus
efficiente et efficace possible. Sans plan de travail, il est difficile
d'apporter des réponses à ces questions. Par contre, avec un plan de travail
qui a été régulièrement révisé et mis à jour, vous pouvez avec votre
personnel évaluer systématiquement dans quelle mesure les activités, le
personnel et les ressources ont influencé les résultats. Les objectifs que
vous avez dégagés dans votre plan à long terme constituent des points de
repère pour mesurer l'impact de
votre programme ou organisation; le plan de travail fait ressortir les
critères spécifiques pour analyser et déterminer si votre programme ou
organisation, a accompli ce qu'il avait initialement l'intention de faire.
A cet égard, le processus
de planification et le processus d'évaluation sont liés depuis le début et
fournissent un feedback que les responsables à tous les niveaux trouveront
très utile pour leur future planification. Le processus d'évaluation étant
lié au plan de travail, il sera plus facile d'évaluer aussi bien la
performance (quelle a été l'importance de l'impact réel sur la population-cible
par rapport à l'impact planifié) et l'efficience (les ressources ont-elles
été utilisées au mieux) du programme. En outre, le plan de travail aidera
autant à analyser si l'impact réel peut être attribué aux activités de ce
programme ou à d'autres facteurs, qu'à déterminer quels types d'activités se
sont révélées les plus efficaces.
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