الأربعاء، 19 ديسمبر 2012

Préparer un plan de travail annuel 2





        Elaborer et utiliser des plans de travail



Qu'est-ce qu'un plan de travail?


La planification du travail est l'une des tâches les plus intéressantes et les plus exaltantes du processus d'élaboration et de mise en oeuvre d'un programme. Un plan de travail est un document, conçu par le manager et son personnel qui dresse une liste de toutes les activités planifiées, des dates de leur démarrage et de leur fin, des ressources nécessaires et des personnes responsables de leur exécution. Ce document est un outil précieux pour une exécution efficace et efficiente d'un programme et devrait être utilisé régulièrement et de façon appropriée comme outil de suivi à tous les niveaux.
Le chapitre précédent est axé sur une planification à long terme (on l'appelle aussi planification stratégique) qui porte sur une période d'environ cinq ans. Les plans de travail (connus aussi sous le nom de plans opérationnels) sont différents des plans à long terme car ils sont axés sur des activités spécifiques qu'il faudra mettre en oeuvre sur une période bien plus courte (allant d'une semaine à un an). Les plans de travail font, parfois l'objet de révision reflétant les changements intervenus durant l'exécution des activités planifiées. Une période plus courte et une plus grande focalisation sur les activités: voilà deux des plus grandes différences entre les plans à long terme et les plans de travail.
Si votre programme ou structure ne pratique pas formellement une planification stratégique, ou si vous n'avez pas déjà fixé les buts, stratégies et objectifs globaux du programme, il est essentiel que vous le fassiez avant de procéder à l'élaboration de plans de travail. Une telle planification stratégique devrait indiquer là où vous souhaitez arriver dans l'avenir et déterminer les méthodes que vous utiliserez pour y arriver. Certaines organisations ou programmes fixent aussi leurs objectifs pendant le processus de planification à long terme; d'autres les fixent pendant le processus de planification du travail. Quel que soit le cas, les objectifs globaux doivent être précisés avant l'élaboration du plan de travail.



La planification du travail commence par les objectifs du programme


Que les objectifs de votre programme aient été fixés au cours de votre planification stratégique, ou à long terme, ou bien à tout autre moment, ceux-ci constituent le point de départ de votre processus de planification du travail. Les personnes impliquées dans ce processus de planification du travail détermineront les activités à entreprendre afin d'atteindre les objectifs. Idéalement, une structure ou un programme devrait élaborer non seulement un plan global de travail annuel, mais aussi des plans spécifiques à chaque point de prestation de services ou même des plans de travail spécifiques à chaque employé pouvant être révisés tous les mois ou toutes les semaines.
Pour tirer le maximum de profit des plans de travail et du processus de planification du travail, vous devez comprendre:
·                     les étapes du processus de planification et qui doit y prendre part;
·                     comment élaborer un plan de travail annuel;
·                     comment un plan de travail peut servir comme un important trait d'union entre la planification du programme et l'évaluation;
·                     les techniques qui peuvent être utilisées pour concevoir un plan de travail différent pour chaque point de prestation de services ou pour chaque membre du personnel;
·                     les avantages de la planification du travail aussi bien que la nécessité de rendre le processus flexible pour s'adapter aux changements survenant au cours du programme.

Se préparer pour la planification du travail



La planification du travail se fait à tous les niveaux


La planification du travail est un processus qui se réalise à plusieurs niveaux d'un programme ou d'une organisation. La rédaction d'un plan de travail permet au manager et au personnel impliqué de planifier les activités spécifiques, déterminer les ressources nécessaires à l'exécution de ces activités, et préparer un budget pour chaque activité. Pendant le processus de planification, le manager identifiera les activités spécifiques à entreprendre à différents niveaux fonctionnels (la région, la clinique, la communauté, le village) pendant une période spécifique, telle que l'année, le trimestre, le mois ou la semaine à venir. Le plan de travail qui en résulte définira les objectifs et les activités correspondantes qui seront menées, la suite chronologique de ces activités; il précisera également celui/celle qui sera chargé(e) de faire le travail, ainsi que les ressources nécessaires. Ces activités, une fois réalisées permettront au programme d'atteindre ses objectifs. Le budget prévu pour couvrir le coût de ces activités devra être comparé aux fonds disponibles et le plan de travail devra être modifié si les activités sont trop coûteuses.
Les plans de travail peuvent être utilisés pour planifier les activités annuelles de toute une structure ou d'un projet spécial auquel est affecté un manager, pour la programmation d'un ensemble d'activités qu'il faut exécuter pendant une période spécifique, et même pour organiser les activités hebdomadaires propres à un manager.
Le plan de travail annuel devra comprendre et justifier les budgets de fonctionnement annuels tandis que les plans de travail à court terme servent essentiellement à programmer les activités dans le temps mais ne comportent pas des budgets indépendants. Ainsi une structure peut et doit avoir de nombreux plans de travail indépendants qui s'insèrent dans un plan institutionnel global.
Que vous élaboriez un plan annuel de travail, un plan destiné à un point particulier de distribution à base communautaire ou à une clinique, ou que vous élaboriez un plan de travail destiné à un membre du personnel, le processus demeure le même. Vous aurez besoin de réfléchir sur tous les détails des activités qu'il faut mener à bien afin d'atteindre les objectifs de votre programme. Pour ce faire, il faut répondre aux questions suivantes:


Les questions auxquelles répond le plan de travail


Quelles activités seront entreprises pour atteindre les objectifs du programme?
Qui va exécuter ces activités?
Quand faudra-t-il mener ces activités?
Quelles ressources seront requises?


L'analyse et la discussion des activités


Le personnel à tous les niveaux d'une structure ou d'un programme devrait avoir des plans de travail. Cependant, le processus de planification du travail (comment le travail est planifié et qui est impliqué dans ce processus de planification) est tout aussi important que le plan définitif. Le plan de travail donne à ceux qui feront le travail l'occasion de participer au processus de planification et à chacun l'occasion de poser des questions. Ces questions peuvent avoir trait aux priorités des programmes, à la répartition des heures de travail du personnel, au caractère pertinent des cibles individuelles et du programme, aux questions internes de coordination (telles que le fait qu'un véhicule soit disponible lorsqu'on en a besoin, ou planifier des visites de supervision de sorte qu'elles se fassent en même temps que le réapprovisionnement en contraceptifs et les possibilités de coordination avec les autres structures).
De telles analyses et discussions sont essentielles pour la réussite d'une planification du travail parce qu'elles permettent au personnel chargé du programme de comprendre pourquoi les activités sont nécessaires et de connaître la meilleure façon de les mener à bien. Après cela, le personnel sera en mesure d'élaborer des plans de travail plus concis, plus logiques et plus rationnels. Trop souvent les plans de travail sont transmis à partir du sommet ou sont élaborés à la hâte et ne sont pas fondés sur une analyse attentive des informations disponibles. A cause de cela, ils peuvent s'avérer irréalistes ou inutiles et pourront être rapidement rangés sur un rayon ou enfouis au fond d'un tiroir.
Le résultat de ce processus est un plan des activités et des tâches ainsi qu'un calendrier d'exécution élaborés par, et ayant tous l'assentiment de ceux qui vont entreprendre le travail. Le résultat collectif de la planification du travail pour tous les niveaux du programme ou de la structure est un ensemble de plans de travail qui définissent de façon claire, ce que fera le personnel afin de réaliser l'ensemble des objectifs du programme.



Les plans de travail s'ajustent aux circonstances qui changent


La planification du travail en elle-même, est une activité sans fin parce que les plans sont affectés par des retards inévitables et par le changement des circonstances à l'intérieur comme à l'extérieur du programme ou de la structure. Par conséquent, les managers efficaces considèrent les plans plutôt comme des outils et non comme des documents définitifs et ils acceptent volontiers d'ajuster leurs plans de travail chaque fois que cela est nécessaire. Pour qu'ils restent pertinents les plans de travail ont besoin d'être révisés régulièrement.

Comment ...

Commencer le processus de planification du travail

Le manager doit commencer par répondre aux questions suivantes:
Quelles sont les activités les plus importantes? (Si ces activités ne sont pas exécutées, quels sont les résultats qui ne seront pas atteints?)
Selon quelle séquence devrait-on réaliser ces activités?
En quels termes précis faut-il décrire ces activités dans le plan de travail?
Est-ce que les personnes chargées de ces activités ont la qualification et le temps pour les mettre en oeuvre?
Combien coûtera la mise en oeuvre de ces activités? Est-ce que les ressources sont disponibles?
Fin de Comment ...



On peut utiliser les plans de travail pour suivre les progrès


Les bons plans de travail sont flexibles, tout comme le processus de leur élaboration. Ils doivent s'adapter aux divers facteurs à l'intérieur et à l'extérieur du programme qui influent sur la réussite des activités entreprises. Les plans de travail vous permettent de comparer ce que vous avez projeté de faire et ce que vous avez fait réellement, d'examiner les raisons qui expliquent cette différence, de voir si l'activité a produit ou pas le résultat escompté, et en conséquence, de prendre les décisions relatives aux changements nécessaires dans le plan de travail. De la même façon, vous et votre personnel devez vous servir des plans de travail pour suivre vos progrès mensuels. Les administrateurs et le personnel qui ont une approche de la planification qui encourage les questions et l'analyse, et qui reconnaissent que les plans de travail seront constamment révisés, seront récompensés lorsque les plans seront mis en exécution.

 

Comment des plans de travail de différents niveaux s'intègrent les uns aux autres

 

 




Les plans de travail devraient être conciliables


Les plans de travail de différents niveaux devraient être conciliables du fait qu'ils sont élaborés sur la base d'objectifs de programmes précis. Du fait que chaque responsable a une approche personnelle des plans de travail, les modèles de plans de travail, la façon dont ils sont élaborés et utilisés varieront. Les plans de travail sont des outils de gestion. Ils devraient servir de cadre au personnel sans restreindre sa flexibilité ni sa créativité.


Les plans de travail exigent un travail d'équipe


Pour identifier le personnel qui devrait être impliqué dans l'élaboration des plans de travail, posez-vous la question de savoir qui va mener ces activités. En général, c'est une bonne pratique de faire participer le personnel à la planification et à la programmation des activités qui feront partie de son travail. Le personnel qui a contribué à la rédaction d'un plan de travail sera vraisemblablement plus engagé à l'appliquer que le personnel qui ne fait que recevoir des plans de travail élaborés par ses superviseurs. Ayant participé à son élaboration, ils s'approprieront plus facilement le plan définitif et par conséquent se montreront plus responsables et plus enthousiastes au travail.
La planification du travail présente beaucoup d'avantages dont:
·     le renforcement d'une atmosphère de travail d'équipe et de coopération;
·     faire connaître au personnel la gamme des activités réalisées par les autres;
·     motiver le personnel à travailler pour atteindre des objectifs assez ambitieux mais réalisables;
·     donner au personnel un sentiment de réussite quand il aura atteint ses objectifs et ses cibles;
·     créer un modèle qui est assez flexible pour intégrer et répondre aux changements imprévus.


La planification du travail profite à tout le monde à tous les niveaux d'un programme ou d'une organisation


La planification du travail exige un examen réfléchi et minutieux des activités et profite à toutes les personnes à tous les niveaux du programme ou de l'institution. Par la planification, votre programme ou structure renforcera sérieusement sa capacité de calculer, de répartir et de classer par priorité les ressources du projet et d'atteindre ses objectifs. La planification du travail peut vous aider à savoir si oui ou non les objectifs et le calendrier de leur réalisation sont réalistes, en analysant exactement comment et quand toutes les tâches nécessaires seront accomplies. Ce processus aide le personnel à organiser son travail et à utiliser son temps de façon judicieuse.
Les managers devraient prévoir le temps nécessaire pour élaborer avec leur personnel les plans de travail afin de s'assurer que toutes les tâches nécessaires y soient incluses et que des tâches importantes ne soient pas négligées. Les managers devraient aussi être préparés à réviser les plans de travail s'il s'avère que le travail a été mal réparti ou lorsque les facteurs internes ou externes relatifs au programme ou à l'institution subissent des modifications.



Suivi d'un programme à l'aide des plans de travail


Les plans de travail sont étroitement liés aux autres aspects de l'exécution d'un programme, tels que le suivi et l'évaluation. Utiliser le plan de travail pour suivre et évaluer les activités permet d'éviter d'exécuter des activités qui n'ont pas de rapport avec les objectifs du programme. En déterminant les activités les plus importantes du plan de travail, le responsable du projet se fait une idée de celles qui méritent le plus d'être suivies. Le plan de travail précise à quel moment et à quel endroit doit avoir lieu le suivi, aidant ainsi le responsable du projet à vérifier périodiquement les progrès réalisés. Des visites de suivi peuvent également révéler des changements intervenus au niveau des ressources disponibles ou des objectifs, ce qui rend nécessaire une révision du plan de travail. Après chaque visite de suivi, vous devez, en tant que responsable, discuter avec votre personnel de la nécessité ou pas de modifier le plan de travail. A cette occasion, vérifiez si:
·     les activités sont toujours appropriées;
·     on a programmé le personnel appelé à conduire les activités pendant la prochaine période;
·     les dates prévues pour la fin du projet sont encore réalistes;
·     les ressources nécessaires sont ou seront disponibles.


Evaluation d'un programme à l'aide des plans de travail


L'évaluation d'un programme est d'habitude effectuée chaque année ou tous les deux ans à la fin de l'année d'exercice. L'évaluation a pour but de déterminer si le programme a atteint les résultats escomptés et si les activités spécifiques du programme ont contribué à cette réalisation. L'évaluation doit également déterminer si les ressources ont été utilisées de la manière la plus efficiente et efficace possible. Sans plan de travail, il est difficile d'apporter des réponses à ces questions. Par contre, avec un plan de travail qui a été régulièrement révisé et mis à jour, vous pouvez avec votre personnel évaluer systématiquement dans quelle mesure les activités, le personnel et les ressources ont influencé les résultats. Les objectifs que vous avez dégagés dans votre plan à long terme constituent des points de repère pour mesurer l'impact de votre programme ou organisation; le plan de travail fait ressortir les critères spécifiques pour analyser et déterminer si votre programme ou organisation, a accompli ce qu'il avait initialement l'intention de faire.
A cet égard, le processus de planification et le processus d'évaluation sont liés depuis le début et fournissent un feedback que les responsables à tous les niveaux trouveront très utile pour leur future planification. Le processus d'évaluation étant lié au plan de travail, il sera plus facile d'évaluer aussi bien la performance (quelle a été l'importance de l'impact réel sur la population-cible par rapport à l'impact planifié) et l'efficience (les ressources ont-elles été utilisées au mieux) du programme. En outre, le plan de travail aidera autant à analyser si l'impact réel peut être attribué aux activités de ce programme ou à d'autres facteurs, qu'à déterminer quels types d'activités se sont révélées les plus efficaces.




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