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Préparer un
plan de travail annuel
Dans un programme de
planification familiale à plusieurs volets, le plan de travail annuel
rassemble les plans annuels de tous les départements. Il trace les grandes
lignes des diverses activités des différents volets du programme (comme par
exemple un projet de DBC ou une clinique) de même que les calendriers de
travail de tous les membres du personnel. Il aide à assurer que les
ressources nécessaires (par exemple le personnel, les véhicules ou les
ressources financières) soient disponibles au moment opportun.
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Examen et élaboration des
objectifs de votre plan de travail annuel
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Le plan de travail annuel
traduit les stratégies et objectifs globaux contenus dans le plan à long
terme en activités quotidiennes. Si vous ne disposez pas déjà d'un plan à
long terme, vous devez réaliser les étapes quatre à six du processus de
planification pour pouvoir formuler les objectifs annuels (voir le chapitre, «Planifier pour l'avenir»).
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A quel moment doit intervenir
l'élaboration du plan annuel?
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Dans le cycle de la
planification, l'élaboration du plan annuel intervient après la définition
des stratégies, objectifs et principales activités, au cours de l'élaboration
des budgets annuels, et avant l'exécution de tout programme. Dans des
organisations caractérisées par des programmes continus, un plan de travail
annuel est habituellement élaboré quelques mois avant le début de chaque
année d'exercice. Le plan de travail annuel fixe essentiellement la
chronologie des activités qui contribueront à la réalisation des buts et
objectifs à long terme qui ont été définis.
Les différentes
composantes d'un plan de travail annuel
·
résumé du plan à long terme
·
objectifs du programme pour l'année prochaine
·
détail des activités liées à ces objectifs
·
répartition des ressources
·
plan de suivi et évaluation du programme
·
budget annuel
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Doit-il être long et détaillé?
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Le plan d'action annuel
peut être volumineux, tout dépend de la taille et du contenu de votre
programme ou organisation, du nombre de sites de prestation de services où
vous intervenez, et de votre personnel. Il doit être redigé de manière
détaillée afin qu'on puisse y distinguer clairement les activités planifiées,
le moment auquel elles sont prévues, et les ressources qui seront nécessaires
à leur réalisation. S'il s'agit d'une activité nécessitant la coordination de
plus d'un département ou organisation, cette responsabilité doit être
consignée dans les plans de travail de tous les départements ou organisations
concernés.
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Description détaillée des
activités pour chaque objectif
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L'étape suivante dans la
préparation du plan de travail annuel consiste à déterminer les personnes
responsables de chaque activité et à indiquer approximativement les mois et
semaines au cours desquels le travail devra commencer et être terminé. En
faisant correspondre les activités aux objectifs, le plan de travail
maintiendra le programme dans sa trajectoire. Il sera également bien orienté
vers les objectifs opérationnels et de planification familiale et comprendra
tous les aspects de la conception du programme.
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Quoi
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Quelle est l'activité?
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Qui
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Qui est responsable pour s’assurer que
chaque activité est effectivement menée?
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Comment
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Quelles ressources sont nécessaires?
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Quand
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A quelle date l'activité doit-elle
commencer? A quelle date l'activité doit-elle être achevée?
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Où
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A quel endroit l'activité aura-t-elle lieu?
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En déterminant les
activités de votre programme ou organisation:
·
basez vos activités sur des objectifs de
programme définis;
·
énoncez clairement l'activité;
·
indiquez la date à laquelle elle sera
exécutée;
·
confiez-en la responsabilité au(x) membre(s)
du personnel le(s) plus indiqué(s);
·
assurez-vous de la disponibilité de
ressources suffisantes.
Il est important
d'inscrire chaque activité sous le ou les objectif(s) auquel(s) elle
correspond. Dans certains cas vous verrez la même activité inscrite pour deux
objectifs différents. Si cette activité peut permettre d'atteindre deux
objectifs, on peut dire qu'elle est particulièrement efficiente en termes
d'utilisation de temps et de ressources du projet.
En tant que responsable,
il vous faudra examiner attentivement le plan de travail afin d'être sûr de
ne pas programmer une personne au même moment dans deux endroits différents.
Exemples par pays -
Bangladesh: Plan de travail d'un programme du secteur public du Bangladesh.
Comment élaborer un
chronogramme (Tableau de Gantt)
Récapitulation des activités dans
un chronogramme
Une fois le plan de
travail achevé, il est important de dresser un tableau récapitulatif. Ce
tableau permet de disposer d'un important cadre de référence pouvant être
utilisé par tous les membres du personnel, et informe d'une manière concise
sur ce que le projet fera et quand il le fera. Il constitue également un
canevas utile à inclure dans un document de demande de financement. Cette
récapitulation est désignée sous le terme de chronogramme ou
tableau de Gantt.
Un chronogramme type
comprend les volets ci-après:
·
une colonne répertoriant les principales
activités du projet;
·
des colonnes qui définissent une période de
temps déterminée (jours, semaines, mois, années) indiquant le moment auquel
seront réalisées les activités;
·
une colonne portant le nom de la (ou des)
personne(s) chargée(s) d'exécuter l'activité.
Le chronogramme permet
d'examiner aisément l'ordre d'exécution des activités tel que planifié, la
découverte de chevauchements possibles, tout comme il permet de s'assurer
plus facilement que des activités dont la réalisation doit nécessairement
précéder le démarrage d'autres activités soient à la place qu'il faut. Il
aidera également à voir si le volume du travail est uniformément et
équitablement réparti entre les membres du personnel de sorte qu'il n'y en
ait pas qui soient surchargés pendant que d'autres seraient sous-employés.
Voici un exemple de chronogramme portant sur un an exemple du
Bangladesh
Se préparer pour la
planification du travail
Comment ...
Commencer le processus de planification du travail
Comment ...
Commencer le processus de planification du travail
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