Dix conseils
Pour bien gérer votre temps de travail
1 Introduction
2 Planifiez vos activités
3 Prévoyez des moments de détente
4 Promettez le moins pour faire le plus
5 Divisez les tâches importantes en plusieurs séquences
6 Planifiez étape par étape
7 Déléguez au maximum
8 Apprenez à dire " Non "
9 Dressez une liste de priorités et suivez-la à la lettre
10 Regroupez les activités qui demandent le même niveau de concentration
11 Cherchez la meilleure méthode
1. Introduction :
Chaque individu organise son emploi du temps en fonction de ses priorités et de ses obligations, d’une manière qui lui est tout à fait personnelle. L’essentiel est de savoir gérer son temps efficacement, de façon à pouvoir à la fois assumer ses responsabilités professionnelles, consacrer du temps à ses proches et prendre bien soin de son atout numéro 1 : la santé.
Même s’il n’existe pas d’emploi du temps miracle valable pour chacun d’entre nous, vous pouvez vous reposer sur certains principes fondamentaux valables en toutes circonstances.
2. Planifiez vos activités :
Savoir planifier ses activités est la pierre angulaire d’une gestion du temps efficace. Mais établir un emploi du temps bien étudié ne suffit pas ; il faut aussi s’y tenir. Cela signifie qu’il faut se préparer au jour le jour à tous les éventuels contretemps qui peuvent survenir dans votre vie professionnelle ou privée. Tout comme un vêtement neuf, votre emploi du temps doit s’adapter à vous, il doit épouser votre profil. Mais il doit aussi prévoir une petite marge de secours en cas d’urgence.
3. Prévoyez des moments de détente :
L’emploi du temps idéal doit recouvrir toute votre journée, et pas seulement vos heures de travail. Vous devez y inclure des moments pour vous consacrer à votre famille, à vos amis, à vos activités sportives, à vos violons d’Ingres, etc., et ne pas vous contenter de vous dire : " Je ferai tout cela s’il me reste un peu de temps après le travail ". Cela vous permettra de voir si vous consacrez plus de temps à votre travail qu’à vos activités personnelles et, le cas échéant, de rétablir l’équilibre.
4. Promettez le moins pour faire le plus :
L’une des astuces les plus efficaces pour être certain, par exemple, de ne pas rendre un travail en retard, est d’établir l’emploi du temps le plus réaliste possible. En d’autres termes, il peut être judicieux de surestimer le temps que l’on pense mettre pour réaliser un travail. Cela permet : 1) de livrer ce travail à temps, même si certains contretemps vous ralentissent et que les délais sont serrés ; et 2) de réserver une heureuse surprise à votre supérieur, à vos clients, à d’autres membres du comité ou à votre famille en répondant à leurs attentes avec un peu d’avance.
5. Divisez les tâches importantes en plusieurs séquences :
On est souvent tenté de remettre à plus tard les travaux d’ampleur. " Repeindre la maison " est plus décourageant que de choisir la couleur de la peinture, acheter les pots et commencer à peindre le mur du fond. En divisant un travail important en une série de petites séquences plus faciles à gérer – et qui aboutiront au final au même résultat –, vous parviendrez à réaliser tous les projets que vous portez en vous depuis longtemps ; tout cela en étant beaucoup moins angoissé que si vous aviez essayé de tout faire en une seule fois.
6. Planifiez étape par étape :
Tout projet d’ampleur nécessite d’établir un emploi du temps particulier, spécifiquement étudié, qui indique les différentes étapes qui vous mèneront au résultat final. Si vous vous fixez des délais réalistes (en prévoyant aussi les dérapages de dernière minute), vous tiendrez votre planning. Si des contretemps imprévus vous font dépasser vos délais, vous pouvez soit prévenir votre supérieur et demander à réétudier vos prévisions ou bien mettre un coup d’accélérateur pour rattraper votre retard. Par ailleurs, autant que faire se peut, laissez-vous quelques plages libres pour réétudier régulièrement votre plan de travail.
7. Déléguez au maximum :
Certaines personnes savent déléguer le travail, et d’autres en sont proprement incapables. Si, pour une raison ou pour une autre, vous appartenez à la seconde catégorie, et que vous avez toujours besoin de faire les choses par vous-même (" Je perdrais du temps à expliquer à quelqu’un d’autre ce qu’il doit faire " ou " De toute façon, je devrais tout revoir par la suite, alors à quoi bon ? "), peut-être n’êtes-vous pas d’accord avec ce conseil.
Pourtant, s’il vous arrive parfois de vous dire que vous n’êtes pas aussi indispensable que vous le pensez, il est temps d’apprendre à déléguer. Commencez par vous défaire des besognes quotidiennes qui vous font perdre un temps précieux et dont vous savez parfaitement qu’elles peuvent être accomplies par quelqu’un d’autre. Dites-vous qu’apprendre à quelqu’un comment faire telle ou telle chose vous prendra, certes, un peu de temps, mais que vous gagnerez en échange un temps considérable. Vous vous sentirez moins angoissé et vos efforts seront récompensés au centuple.
8. Apprenez à dire " Non " :
Nous connaissons tous des personnes qui savent clairement faire comprendre leurs limites, qui savent dire : " Je ne ferais pas cela, ce n’est pas mon travail ! " ou encore " Il est six heures, je m’en vais. ". Certains d’entre nous devraient prendre exemple sur eux. Il nous est tous arrivé de rentrer du travail tard le soir, de rapporter du travail à la maison… Si cela se produit trop souvent, il est temps d’apprendre à dire " Non " – non seulement aux autres, mais aussi à vous-même. Travailler pendant des heures (qu’elles soient payées ou non) finit par détruire lentement l’équilibre indispensable entre travail et vie privée et nuit gravement à votre santé, à long terme, à votre bien-être général.
9. Dressez une liste de priorités et suivez-la à la lettre :
Se dresser une liste de priorités est à la portée de tous. Vous pouvez d’abord dresser la liste de vos priorités incontournables (c’est-à-dire des tâches urgentes ou importantes) ; puis celles des priorités secondaires (pour les tâches moins urgentes ou moyennement importantes) et enfin celle des priorités annexes (les choses que vous aimeriez faire si vous aviez du temps). Vous pouvez aussi vous contenter de dresser chaque soir la liste des choses à faire le lendemain.
Quelles que soient les circonstances, un directeur ou un responsable de service doit toujours tenir les trois priorités qu’il s’est fixées pour le jour même. Il gardera toujours ces mots à l’esprit : " Mieux vaut s’en tenir à ces trois priorités que d’avoir toujours une liste de choses à faire et de n’en faire qu’une partie. "
10. Regroupez les activités qui demandent le même niveau de concentration :
Pour optimiser votre temps de travail, faites ce qui vous demande le plus d’attention et de concentration aux heures de la journée où vous sentez que votre énergie et votre niveau de concentration sont à leur zénith. Si vous pouvez faire en sorte que ces moments correspondent avec ceux où vous risquez le moins d’être dérangé et interrompu dans votre travail, c’est encore mieux. À l’inverse, réservez les travaux les plus mécaniques, qui demandent le moins d’attention, pour des phases de la journée où il vous est difficile de vous concentrer. Le secret est de connaître vos heures d’efficacité optimale et d’établir votre emploi du temps en conséquence.
11. Cherchez la meilleure méthode :
Il n’est jamais trop tard pour adopter de nouvelles méthodes de travail plus fructueuses. En fait, si vous faites une tâche depuis longtemps, plus il est dans votre intérêt de découvrir de nouvelles techniques, plus efficaces et plus productives. Il vaut mieux expérimenter que de toujours faire les choses de la même façon, simplement parce qu’on y est habitué. Découvrir et adopter un nouveau mode d’organisation vous fera gagner du temps, réduira votre charge et augmentera votre efficacité.
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